Ay sonu kapanış kontrol listesi: nakliyede ayı adım adım kapatmak
Nakliyede ay sonu: fiyatsız işler, faturalanacaklar, prim ve taşeron dökümleri, hakedişler, yakıt faturaları. Navlun Pro'da sıra ve ekranlar.
SCP Lojistik · · 3 dk okuma
Kısaca
- Kapanış sırası: fiyatsız işler, teslim edilmemiş seferler, yakıt faturaları, prim ve taşeron dökümleri, müşteri hakedişleri, faturalar, maliyet.
- Ana sayfadaki ay sonu kontrol listesi bekleyen işleri sayar; ayı kapatmak için ayrı bir düğme yoktur.
- Kesinleştirme geri alınmaz; fiyatsız ve teslim edilmemiş kalemler sonraki döneme kalır.
- Maliyet raporları canlıdır; girdiler tamamlandıkça "Kısmi" ve "Geçici" rozetleri kalkar.
Nakliye firmalarında ay sonu, operasyonun ve muhasebenin aynı masaya oturduğu zamandır. Hangi işin fiyatı eksik, hangisi faturalanmadı, sürücüye ne kadar prim ödenecek? Bu yazı Navlun Pro'da ayı kapatmanın önerilen sırasını verir.
Ana sayfadaki liste
Yönetici, Operasyon müdürü ve Muhasebe ana sayfada ay sonu kontrol listesini görür: fiyatsız seferler, faturalanacaklar, dönemi biten taslak hakedişler, prim dökümleri ve yakıt faturaları. Liste salt bilgidir; ayı kapatmak için ayrı bir düğme yoktur. Ayrıntısı ana sayfa iş kartları yazısındadır.
1. Teslim edilmemiş seferler
Seferler listesinde ayın açık seferlerine bakın. Teslim edilmiş ama "Teslim edildi" yapılmamış seferler hakedişe ve faturaya girmez. Toplu durum değişikliğiyle kapatın.
2. Fiyatsız işler
Fiyatsız seferler listesini sıfırlayın. Müşteri görünümünde navlun ve ek bedeller, gider görünümünde prim ve taşeron bedelleri. Fiyatsız kalem faturaya bağlanamaz ve maliyeti "Kısmi" yapar. Ayrıntısı fiyatsız seferler yazısındadır.
3. Yakıt faturaları ve mutabakat
- İstasyon faturalarını girin; tutarı girilmemiş fişlerin maliyeti bunlardan hesaplanır.
- Tanker alımlarının tutarlarını girin.
- Mutabakatta "Fatura eksik olabilir" ve "Fiş eksik olabilir" satırlarına bakın.
Ayrıntısı yakıt mutabakatı yazısındadır.
4. Bakım tutarları
Ay içinde servisten çıkan araçların bakım kayıtlarına tutar girin. Tutarsız kayıt maliyeti "Kısmi" yapar.
5. Sürücü prim dökümleri
Prim dökümleri sayfasında uyarıları okuyun: elle düzeltilen satırlar, fiyatsız satırlar, teslim edilmemiş seferler. Sonra "Ekim dökümlerini kesinleştir". Excel'i bordroya verin. Ayrıntısı sürücü prim dökümü yazısındadır.
6. Taşeron dökümleri
Taşeron dökümlerini kesinleştirin; ödeme yaptıysanız "Kesinleştir ve ödendi işaretle". Ayrıntısı taşeron bedeli ve dökümü yazısındadır.
7. Müşteri hakedişleri
Dönemlik müşterilerin hakedişlerini kesinleştirin, kapağı yazdırın, Excel'ini müşteriye gönderin. Ayrıntısı müşteri dönem hakedişi yazısındadır.
8. Faturalar
Faturalanacaklar ekranında kalan kalemleri ve kesin hakedişleri faturalayın. Faturayı muhasebe programınızda kesip numarasını Navlun Pro'da kaydedin.
9. Maliyet
Sefer maliyetleri listesinde "Kısmi maliyet" süzgecine bakın. Kalan nedenleri tamamlayın. Ay bittiğinde, yakıt maliyeti kesinleştiğinde ve prim dökümleri kesinleştiğinde rakamlar "Kesin" olur. Ayrıntısı kısmi maliyet ve geçici rakam yazısındadır.
Özet tablo
| Sıra | Ekran | Kim? |
|---|---|---|
| 1 | Seferler (açık seferler) | Dispeçer, Operasyon müdürü |
| 2 | Fiyatsız seferler | Operasyon müdürü, Muhasebe |
| 3 | Yakıt faturaları, mutabakat | Muhasebe |
| 4 | Bakım kayıtları (tutar) | Muhasebe |
| 5 | Prim dökümleri | Muhasebe |
| 6 | Taşeron dökümleri | Muhasebe |
| 7 | Müşteri hakedişleri | Muhasebe |
| 8 | Faturalanacaklar | Muhasebe |
| 9 | Sefer maliyetleri | Yönetici |
Kim sütunu bir öneridir; yetkiler rol başına farklıdır.
Kesinleştirmeden önce
Kesinleştirme geri alınmaz. Ama fiyatsız ve teslim edilmemiş kalemler kesinleştirmeyi durdurmaz; sonraki döneme kalır. Yani "her şey tamam olmadan kapatamam" diye beklemeniz gerekmez. Sonradan bulunan yanlışlık da sonraki döneme fark kalemi olarak yazılır. Ayrıntısı dönem ve kesinleştirme yazısındadır.
Sık sorulan sorular
Ay kapandıktan sonra gelen fatura ne olur?
Yakıt faturası geldiğinde girilir; maliyet canlı olduğu için geçmiş ayın rakamı güncellenir. Kesinleşmiş dökümler değişmez.
Muhasebe fiyat girebilir mi?
"Fiyat ayarları › Muhasebe" açıkken (varsayılan) evet. Böylece muhasebe ay sonunu kimseyi beklemeden kapatır.