İstasyon ekstresini içe aktarma: yüzlerce fişi tek dosyayla
Akaryakıt istasyonunun aylık Excel ekstresini Navlun Pro'ya aktarın: sütunlar eşlenir, önizlemede hatalı satırlar görünür, kurallar aynıdır.
SCP Lojistik · · 3 dk okuma
Kısaca
- İstasyon ekstresi Excel ya da CSV olarak Yakıt fişi türüyle içe aktarılır; en çok 2.000 satır ve 10 MB.
- Zorunlu sütunlar plaka, tarih ve litredir; saat tarihte yoksa ayrıca gerekir. Km, istasyon fiş no, tutar ve tedarikçi isteğe bağlıdır.
- "Miktar", "İşlem tarihi", "Fiş no", "Net tutar" başlıkları kendiliğinden eşlenir; "Tutar" çoğunlukla KDV dahil olduğu için elle eşlenir.
- Aynı fiş ikinci kez yazılmaz; aktarımın geri alması yoktur, önizlemeyi dikkatle okuyun.
Taşıt tanıma sistemiyle yakıt alan firmalar ay sonunda istasyondan yüzlerce satırlık bir ekstre alır. Bu satırları tek tek fiş olarak girmek saatler alır. Navlun Pro'da ekstre doğrudan içe aktarılır.
Bu sürümde ne var, ne yok?
Yakıt kartı ve taşıt tanıma sistemiyle doğrudan bağlantı (verinin yakıt firmasından kendiliğinden gelmesi) bu sürümde yoktur. Ekstreyi istasyonun portalından Excel olarak indirip içe aktarırsınız.
Adımlar
- Yakıt › Fişler sayfasında "Excel'den yükle"ye basın. İçe aktarma sayfası "Yakıt fişi" türüyle açılır.
- Ekstre dosyasını (.xlsx ya da CSV) seçip "Yükle ve önizle"ye basın.
- Başlıklar tanınmazsa "Sütunları eşleyin" adımı açılır; her sütun için alanı seçin ya da "Aktarma" deyin.
- Ekstrede tedarikçi sütunu yoksa eşlemede bütün satırlar için tedarikçinin unvanını ya da vergi numarasını yazın.
- Önizlemede sayılara bakın: Satır, Açılacak, Zaten var, Dosyada tekrar, Hatalı.
- Uygunsa "N fişi kaydet"e basın.
Aynı başlıklı ikinci dosyada eşleme sorulmaz; kaydedilen eşleme kullanılır. Böylece her ay aynı ekstreyi tek adımda yüklersiniz.
Sütunlar
| Alan | Zorunlu | Not |
|---|---|---|
| Plaka | Evet | Araç kartı açık olmalı |
| Tarih | Evet | Saatli olabilir: "12.10.2026 14:20" |
| Saat | Tarihte saat yoksa | |
| Litre | Evet | Üç ondalık iki ondalığa yuvarlanır |
| Km | Hayır | Boşsa fiş yazılır, tüketim hesaplanmaz |
| İstasyon fiş no | Hayır | Tekrar denetiminde kullanılır |
| Tutar (KDV hariç) | Hayır | |
| Tedarikçi | Hayır | Boşsa Diğer istasyon |
"Miktar", "İşlem tarihi", "Fiş no" ve "Net tutar" başlıkları kendiliğinden eşlenir. "Tutar" başlığı ise çoğunlukla KDV dahil olduğu için elle eşlenir; Navlun Pro'da yakıt tutarları KDV hariçtir. Ekstrede KDV hariç tutar yoksa tutar sütununu aktarmayın; maliyet tedarikçinin faturasından gelir. Ayrıntısı yakıt faturası ve litre maliyeti yazısındadır.
Hangi satırlar yazılmaz?
- Zaten girilmiş fiş: Aynı araca aynı dakikada aynı litre ya da aynı istasyon fiş no ile geçerli fiş varsa satır yazılmaz. Böylece aynı ekstreyi yanlışlıkla iki kez yüklemek fişleri çiftlemez.
- Plaka yok: "Bu plakada araç yok; önce araç kartını açın."
- Dorse ya da pasif araç.
- Saat yok: Saat sütununu eşleyin ya da tarihe saati yazın.
- Km sayacı geri götürüyor.
Kurallar elle fiş girişindekiyle aynıdır; içe aktarma kuralları gevşetmez. Fotoğraf eklenmez.
Geri alma yok
Aktarımın toplu geri alması yoktur. Açılan fişleri tek tek düzeltir ya da iptal edersiniz. Bu yüzden önizlemeyi dikkatle okuyun. Önizlemede hiçbir şey yazılmaz; "Vazgeç" yüklenen dosyayı siler.
Sonra: mutabakat
Ekstreyi yükledikten sonra Yakıt › Mutabakat sekmesinde o tedarikçinin fiş litresi ile fatura litresini karşılaştırın. Ayrıntısı yakıt mutabakatı yazısındadır.
Sık sorulan sorular
Ekstrede birden çok sayfa varsa?
İlk dolu sayfa okunur; ekranın üstündeki "Okunan sayfa" düğmeleriyle başka sayfaya geçilir.
İçe aktarmayı kim yapar?
Yönetici, Operasyon müdürü ve Dispeçer. Muhasebe içe aktarma ekranını görmez.
Eski .xls dosyası okunur mu?
Hayır. Excel'de "Farklı kaydet → Excel Çalışma Kitabı (.xlsx)" ile kaydedip yükleyin. Genel kurallar içe aktarma şablonu ve sütun eşleme yazısındadır.