Excel'den Navlun Pro'ya geçiş: adım adım rehber
Firma, araç, sürücü ve lokasyon listelerinizi Excel'den Navlun Pro'ya nasıl taşırsınız? Sıra, şablon, önizleme ve sık yapılan hatalar.
SCP Lojistik · · 4 dk okuma
Kısaca
- Firma, lokasyon, araç ve sürücü listeleri Excel (.xlsx) ya da CSV dosyasından toplu açılır.
- Sıra önemlidir: önce firma dosyası, sonra araç ve sürücü; çünkü araç ve sürücü dosyasındaki firma sistemde kayıtlı olmalıdır.
- Yüklemeden önce hiçbir şey yazılmadan önizleme görülür; hatalı satırlar satır numarası ve nedeniyle listelenir.
- İçe aktarma kuralları gevşetmez: kartı elle açarken geçerli olan her kural Excel satırında da geçerlidir.
Nakliye firmalarının çoğu bugün işini Excel'de tutar: bir dosyada müşteriler, bir dosyada araçlar, başka bir dosyada seferler. Navlun Pro'ya geçerken bu listeleri tek tek yeniden yazmanız gerekmez. Panelin içe aktarma ekranı listelerinizi toplu açar.
Bu yazıda geçişin sırasını, şablonların nasıl doldurulacağını ve önizlemede nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.
Geçişe hazırlık: hangi listeler aktarılır?
İçe aktarma ekranında şu veri türleri vardır:
- Firma: müşteri, hat ve acente, taşeron, tedarikçi, tesis ve yakıt tedarikçisi kartları.
- Lokasyon: liman, boş depo, antrepo, fabrika ve kendi sahanız.
- Araç: çekici ve dorseler, sahipliğiyle.
- Sürücü: maaşlı ve iş başı sürücüler.
- Fiyat satırı, belge ve yakıt fişi: ilgili modül açıksa.
Modülü açık olmayan tür listede görünmez. Fiyat satırı türünü yalnız fiyat listesini yazan roller (Yönetici ve Operasyon müdürü) görür.
Doğru sıra: önce firmalar
Sıra önemlidir. Araç ve sürücü dosyasında yazdığınız firma, örneğin kiralık aracın kiralayanı ya da iş başı sürücünün bağlı olduğu taşeron, sistemde kayıtlı olmalıdır. Bu yüzden önerilen sıra şudur:
- Firma (cari) dosyası.
- Lokasyon dosyası.
- Araç dosyası.
- Sürücü dosyası.
- İsterseniz belge, fiyat satırı ve yakıt fişi dosyaları.
Bu sıra panelin genel başlangıç sırasıyla aynıdır. Ayrıntısını başlangıç sırası yazısında bulabilirsiniz.
Boş şablonu indirip doldurmak
İçe aktarma sayfasındaki "Boş şablonlar" kartından her türün şablonunu indirirsiniz. Şablon size iş kolaylığı sağlar:
- Zorunlu sütunun başlığı "Plaka *" gibi yıldızla biter ve koyu zeminlidir.
- Değerlerin çoğu açılır listeden seçilir: araç türü, sahiplik, il, ilçe gibi.
- İlçe listesi satırdaki ile göre daralır; önce ili seçersiniz.
- Satıra bir değer yazınca boş kalan zorunlu hücre kırmızı olur.
- "Açıklama" sayfasında her sütunun zorunlu olup olmadığı, kabul ettiği değerler ve bir örnek yazar.
Şablonu başlığın altından doldurursunuz. Bir dosyada en çok 2.000 satır olabilir; daha uzun listeyi bölersiniz. Şablonun ayrıntısı içe aktarma şablonu ve sütun eşleme yazısındadır.
Kendi Excel dosyanızla yüklemek
Şablon kullanmak zorunlu değildir. Kendi dosyanızı da yükleyebilirsiniz. Başlıklarınız şablondan farklıysa panel "Sütunları eşleyin" adımını açar: her sütunun hangi alana gideceğini seçersiniz ya da "Aktarma" dersiniz. Dosyada olmayan zorunlu seçenekli alan için sabit değer verebilirsiniz; örneğin bütün araçlar "Özmal". Eşleme kaydedilir; aynı başlıklı ikinci dosyada yeniden sorulmaz.
Değerler esnek okunur. Büyük-küçük harf ve Türkçe harf fark etmez; "tır" çekici, "römork" dorse, "kadrolu" maaşlı olarak tanınır.
Önizlemeyi okumak
Yükle ve önizle düğmesine bastığınızda henüz hiçbir şey yazılmaz. Önizleme beş sayı gösterir:
| Sayı | Anlamı |
|---|---|
| Satır | Dosyadaki veri satırı |
| Açılacak | Yeni kart olarak açılacak satır |
| Zaten var | Sistemde aynı kayıt var; mevcut kart değişmez |
| Dosyada tekrar | Aynı kayıt dosyada iki kez geçiyor; ilk satır açılır |
| Hatalı | Kurala uymayan satır; satır no, sütun ve sorunla listelenir |
Hatalı satırın hatası, kartı elle açarken çıkan hatanın aynısıdır: plaka biçimi, vergi numarasının kontrol hanesi, il ve ilçe uyuşmazlığı gibi. Uygunsa "N kartı aç" düğmesine basarsınız. Hatalı satırları dosyada düzeltip yeniden yüklersiniz; zaten açılmış kartlar ikinci kez açılmaz.
Sık yapılan hatalar
- Baştaki sıfırın kaybolması: Vergi numarası gibi sıfırla başlayan değerleri Excel'de "metin" biçiminde girin. Excel baştaki sıfırı silerse satır hatalı olur.
- Eski Excel biçimi: .xls dosyası okunmaz. Excel'de "Farklı kaydet → Excel Çalışma Kitabı (.xlsx)" ile kaydedin.
- Firmasız araç: Kiralık ve taşeron araçta firma yazılmalı ve o firma sistemde olmalıdır.
- Aynı unvanlı iki firma: Böyle bir durumda firma sütununa unvan yerine vergi numarası yazın.
Geri alma yoktur, önizleme vardır
Aktarımı toptan geri alma yoktur. Açılan kartları tek tek düzeltir ya da pasife alırsınız. Bu yüzden önizlemeyi dikkatle okuyun. Vazgeçerseniz yüklenen dosya silinir; hiçbir kart açılmaz.
Sık sorulan sorular
Sürücülerin kimlik numaraları aktarım sırasında görünür mü?
Hayır. Kimlik numarası ve telefon önizlemede, hata listesinde ve aktarım geçmişinde görünmez.
Aynı dosyayı iki kez yüklersem kartlar çift açılır mı?
Hayır. Sistemde aynı kayıt varsa satır "Zaten var" sayılır ve yazılmaz. Firmada vergi numarası, araçta plaka, lokasyonda ad karşılaştırılır.
Geçişi kim yapabilir?
Yönetici, Operasyon müdürü ve Dispeçer içe aktarma yapabilir. Muhasebe bu ekranı görmez.
Excel yerine CSV dosyası yükleyebilir miyim?
Evet. CSV dosyasının ayracı (noktalı virgül, virgül ya da sekme) kendiliğinden bulunur.