İçe aktarma şablonu nasıl doldurulur? Sütunlar ve eşleme
Navlun Pro içe aktarma şablonlarındaki zorunlu sütunlar, açılır listeler ve kendi Excel dosyanızı yüklerken sütun eşleme adımı.
SCP Lojistik · · 4 dk okuma
Kısaca
- Her veri türünün boş şablonu vardır; zorunlu sütun başlığı yıldızla biter ve koyu zeminlidir.
- Sabit listelerin dışında değer yazılamaz; firma, plaka ve sürücü kodu listeleri şablonu indirdiğiniz andaki aktif kayıtlardan gelir.
- Kendi dosyanızın başlıkları farklıysa sütun eşleme adımında her sütunun hangi alana gideceğini seçersiniz.
- Kaydedilen eşleme aynı başlıklı sonraki dosyalarda kendiliğinden kullanılır.
Navlun Pro'nun içe aktarma ekranı iki yol sunar: panelin hazır şablonunu doldurmak ya da kendi Excel dosyanızı olduğu gibi yükleyip sütunlarını eşlemek. Bu yazı iki yolu da sütun sütun anlatır.
Şablonun yapısı
Şablon dosyası üç parçadan oluşur:
- Veri sayfası: Başlıkların altından (dördüncü satırdan) doldurursunuz. İlk satırdaki not, yıldızlı sütunların zorunlu olduğunu hatırlatır.
- Açıklama sayfası: Her sütunun zorunlu olup olmadığını, kabul ettiği değerleri ve bir örneği gösterir.
- Listeler sayfası: Açılır listelerin değerleri buradadır. Gizlidir; değiştirmeyin.
Hücreyi seçince kısa bir yardım görünür; örneğin "Zorunlu · Listeden: Çekici, Dorse / şasi." Listeli sütunda hücrenin yanındaki oktan değer seçersiniz.
Türlere göre sütunlar
| Tür | Zorunlu sütunlar | İsteğe bağlı sütunlar |
|---|---|---|
| Firma | Unvan, vergi no ya da TC kimlik no, en az bir rol | Ülke, vergi dairesi, fatura adresi |
| Araç | Plaka, tür, sahiplik | Plaka ülkesi, firma, marka / model, model yılı |
| Sürücü | Ad soyad, tür (maaşlı / iş başı) | Kimlik ya da pasaport no, kimlik ülkesi, telefon, firma |
| Lokasyon | Ad, tür, il, ilçe | Merkez (enlem, boylam), yarıçap |
| Belge | Plaka ya da sürücü kodu, belge türü, bitiş tarihi | Veriliş tarihi, belge no |
| Fiyat satırı | Firma, liste, varış ili, başlangıç, tutar (KDV hariç) | Varış ilçesi, konteyner boyu, birim, bitiş |
Firma şablonunda her rol ayrı bir sütundur: Müşteri, Hat ve acente, Taşeron, Tedarikçi, Tesis, Yakıt tedarikçisi. Firmanın rollerinde "Evet" seçersiniz; en az biri gerekir. Kendi dosyanızda tek bir "Rol" sütunu varsa ve rolleri virgülle yazdıysanız o da okunur.
Açılır listeler neden var?
Açılır listeler hatayı yüklemeden önce yakalamak içindir. Tür, sahiplik, rol, liste türü, konteyner boyu, birim, ülke, il ve ilçe sabit listelerdir; dışında değer yazılamaz.
Firma, plaka ve sürücü kodu, belge türü, çekici ve yakıt tedarikçisi listeleri ise şablonu indirdiğiniz andaki aktif kayıtlarınızdan gelir. Listede olmayan bir değer (örneğin şablonu indirdikten sonra açtığınız firma) uyarıyla yazılabilir. Yüklerken bulunamazsa satır hatalı olur.
Bir not: Google E-Tablolar'da ilçe listesi çalışmaz; ilçeyi elle yazarsınız. Excel başka yerden yapıştırılan değeri listeyle denetlemez; yükleyince sunucu yine denetler ve "Değer listede yok" der.
Kendi dosyanızı yüklemek: sütun eşleme
Elinizdeki listeyi şablona kopyalamak zorunda değilsiniz. Kendi dosyanızı yüklediğinizde başlıklar şablondan farklıysa "Sütunları eşleyin" adımı açılır:
- Her sütun için paneldeki alanı seçin ya da "Aktarma" deyin.
- Dosyada olmayan zorunlu seçenekli alan için sabit değer seçin; örneğin bütün araçlar için "Özmal".
- "Eşlemeyi kaydet ve önizle" düğmesine basın.
Eşlemede bir alan yalnız bir sütuna bağlanır ve her zorunlu alan bir sütuna ya da sabit değere bağlanmalıdır. Kaydedilen eşleme aynı başlıklı ikinci dosyada kendiliğinden kullanılır; her ay aynı biçimde gelen listeler için bu büyük kolaylıktır.
Dosyanızda birden çok sayfa varsa ilk dolu sayfa okunur; boş kapak sayfası atlanır. Ekranın üstündeki "Okunan sayfa" düğmeleriyle başka bir sayfayı seçebilirsiniz.
Değerler esnek okunur
Panel yazım farklarını tolere eder:
- Büyük-küçük harf ve Türkçe harf fark etmez.
- "tır" çekici, "römork" dorse, "kadrolu" maaşlı, "acente" hat ve acente olarak tanınır.
- Belge türünde "muayene", "trafik", "ehliyet", "src" gibi kısa adlar tanınır.
- Lokasyon dosyasında il yerine plaka kodu yazılabilir.
Sınırlar
- Yalnız .xlsx ve CSV okunur.
- Bir dosya en çok 10 MB, 2.000 satır ve 60 sütun olabilir.
- Yüklenen dosya en çok 2 saat saklanır; süre dolarsa yeniden yüklersiniz.
Sık sorulan sorular
Şablondaki Listeler sayfasını değiştirirsem ne olur?
Açılır listeler bozulur. Listeler sayfası gizlidir ve değiştirilmemesi gerekir; değerleri her zaman Açıklama sayfasından okuyabilirsiniz.
Firma sütununa unvan mı vergi numarası mı yazmalıyım?
İkisi de olur. Aynı unvanlı birden çok firmanız varsa vergi numarası yazın; aksi hâlde satır hangi firmaya bağlanacağı belli olmadığı için hatalı olur.
Eşlemeyi yanlış kaydettim, ne yapmalıyım?
Dosyayı yeniden yükleyip eşleme adımında doğru alanları seçin. Yeni eşleme kaydedilince aynı başlıklı dosyalarda o kullanılır.