Excel ile nakliye takibinin sınırları

Excel birçok nakliye firmasında işin merkezindedir. Sefer listesi bir sayfada, fiyatlar başka bir dosyada, primler muhasebenin bilgisayarında durur. Bu yazı Excel'i kötülemek için değil, nerede zorlandığını açıkça görmek için yazıldı.

Excel neden bu kadar yaygın?

• Herkes bilir; eğitim gerekmez.
• Esnektir; her firma kendi düzenini kurar.
• Ek maliyeti yoktur.

Bu üç özellik küçük bir filo için çoğu zaman yeterlidir. Excel'deki düzensizlik de işletmenin tercihidir; bir hata değildir.

Nerede zorlanır?

Birbirine bağlı veriler

Bir seferin varışı değiştiğinde navlun, sürücü primi, faturalanacak tutar ve belki kesilmiş bir hakediş etkilenir. Excel'de bu, birkaç sayfayı ya da dosyayı elle güncellemek demektir. Birini unutmak kolaydır.

Tarihli fiyat

Bir müşterinin fiyatı yılda bir değişir. Excel'de eski fiyatın hangi seferlere uygulandığını ve yeni fiyatın hangi tarihten başladığını izlemek formül ve dikkat ister. Navlun Pro'da fiyat satırları tarihlidir; ayrıntısı seferin fiyatı nasıl bulunur yazısındadır.

Fiyatı olmayan iş

Excel'de fiyatı bilinmeyen hücre ya boş kalır ya da 0 yazılır. Boş hücre toplamda 0 sayılır; ay sonunda eksik fatura fark edilmez.

Aynı anda düzenleme

İki dispeçer aynı dosyayı açtığında biri ötekinin değişikliğini ezebilir. Paylaşımlı dosyalar bunu azaltır ama "kim, ne zaman, neyi değiştirdi?" sorusunun cevabını vermekte zorlanır.

Geçmiş ve geri alma

Excel'de silinen bir satır, kayıt geçmişi tutulmadıkça kaybolur. Navlun Pro'da kayıt silinmez; iptal edilir ve geçmişte kalır.

Yetki

Excel dosyasını açan herkes her şeyi görür: maaşları, primleri, kimlik numaralarını. Sayfa gizlemek gerçek bir koruma değildir. Navlun Pro'da her rol yalnız işinin gerektirdiğini görür; ayrıntısı roller ve yetkiler yazısındadır.

Kapanmış ay

Excel'de geçen ayın tablosu her zaman değiştirilebilir. Ödenmiş prim ile tablodaki tutar ayrışabilir. Navlun Pro'da kesinleşen döküm değişmez.

Excel'in güçlü kaldığı yerler

• Tek seferlik analizler ve özel raporlar.
• Muhasebeciyle paylaşım.
• Bordro programına veri hazırlamak.

Bu yüzden Navlun Pro'da her liste Excel'e aktarılır. Ayrıntısı Excel'e aktarma yazısındadır.

Geçiş nasıl olur?

Excel çöpe atılmaz:

1. Firma, araç, sürücü ve fiyat listeleri Excel'den içe aktarılır.
2. Yeni işler Navlun Pro'da açılır.
3. Raporlar gerektiğinde Excel'e alınır.

Adımlar Excel'den Navlun Pro'ya geçiş yazısındadır.

Ne zaman geçmeli?

Kesin bir eşik yoktur. Şu işaretler geçişin zamanının geldiğini gösterebilir:

• Ay sonu kapanışı günler sürüyorsa.
• Faturası unutulan iş çıkıyorsa.
• Birden çok kişi aynı dosyayı düzenliyorsa.
• Sefer başı kârı bilmek istiyorsanız.

Bir örnek: varış değişikliği

Bir seferin varışı yanlış girilmiş olsun.

• Excel'de: Sefer sayfasında varışı düzeltirsiniz. Fiyat tablosundan yeni fiyatı bulup navlun hücresini güncellersiniz. Prim tablosunda sürücünün primini değiştirirsiniz. Fatura listesine bakarsınız; faturalandıysa bir yere fark notu düşersiniz.
• Navlun Pro'da: Seferde varışı değiştirirsiniz. Navlun ve prim yeniden fiyatlanır; iş faturalanmışsa fark kalemi Faturalanacaklar'a düşer, prim dökümü kesinleşmişse fark sonraki döneme yazılır.

Sık sorulan sorular

Excel'deki düzenimi Navlun Pro'ya taşıyabilir miyim?

Verilerinizi taşırsınız; düzeniniz Navlun Pro'nun ekranlarına uyar. İçe aktarma kendi sütun başlıklarınızı eşlemenize izin verir.

Excel'i tamamen bırakmam gerekir mi?

Hayır. Kayıtlar Navlun Pro'da tutulur; analiz ve paylaşım için Excel kullanmaya devam edebilirsiniz.