Belge düzeltme, yenileme, iptal ve arşiv farkı
Yanlış girilen belge tarihi nasıl düzeltilir, yenilenen belge nereye gider, yanlış araca girilen belge nasıl iptal edilir? Navlun Pro'da belge detayı.
SCP Lojistik · · 3 dk okuma
Kısaca
- Düzelt yanlış girilmiş tarihi, belge numarasını, sonucu ya da dosyayı düzeltir; tür ve sahip değişmez.
- Yenile yeni dönemin belgesini girer; eski belge silinmez, dosyasıyla arşive geçer.
- İptal et yanlış sahip ya da türe girilmiş belge içindir; belge silinmez, "İptal edildi" olarak kalır.
- Belge ve dosya hiçbir ekrandan silinmez; arşivdeki belge değiştirilemez.
Belge kaydında üç farklı durum vardır ve her birinin doğru düğmesi ayrıdır. Bitiş tarihi yanlış girildiyse düzeltirsiniz. Belge yenilendiyse yenilersiniz. Belge yanlış araca girildiyse iptal edersiniz. Bu üçünü karıştırmak geçmişi bozar; Navlun Pro bu yüzden üçünü ayrı tutar.
Üç işlem, üç amaç
| İşlem | Ne zaman | Sonuç |
|---|---|---|
| Düzelt | Tarih, belge no, sonuç ya da dosya yanlış girildi | Aynı belge düzeltilir; tür ve sahip değişmez |
| Yenile | Belgenin yeni dönemi geldi | Yeni belge girilir; eskisi arşive geçer |
| İptal et | Belge yanlış sahip ya da türe girildi | Belge "İptal edildi" olur; varsa eski belge yeniden geçerli olur |
Düzelt
Düzelt, kayıt hatası içindir. Örneğin muayene bitişini 15.03 yerine 15.08 yazdıysanız Düzelt ile tarihi değiştirirsiniz. Belge numarasını, rapor sonucunu ya da yanlış yüklenen dosyayı da Düzelt ile değiştirirsiniz.
Tür ve sahip Düzelt ile değişmez. Belge yanlış araca girildiyse doğru yol İptal'dir.
Yenile
Belgenin yeni dönemi geldiğinde, örneğin muayene yeniden yapıldığında, yeni belge girilir. Aynı sahip ve türde geçerli belge varsa form kendiliğinden yenileme olur:
- Belge ekle formunu açın; tür ve sahibi seçin.
- Form "Kaydet, eskisini arşivle" düğmesini gösterir.
- Yeni bitiş tarihini ve isterseniz dosyayı girin.
- Kaydedin: "Belge yenilendi; eski belge arşivde, dosyasıyla duruyor."
Yeni bitiş tarihi eskisinden sonra olmalıdır. Daha önceki bir tarihle yenileme yapılamaz; o durumda büyük olasılıkla eski kaydın tarihi yanlıştır ve Düzelt kullanılır.
İptal et
İptal, yanlış sahip ya da türe girilmiş belge içindir. Onay sorulmaz:
- Belge silinmez; "İptal edildi" olarak kalır.
- Yerini aldığı eski belge varsa o yeniden geçerli olur.
- İptal geri alınmaz.
Belgeyi kaydettikten ya da yeniledikten hemen sonra bantta çıkan "Geri al" bu iptali yapar. Yani yanlışlıkla yenilediğiniz belgeyi bir tıkla geri döndürürsünüz.
Arşiv
Belge detayında "Bu sahip ve türün diğer kayıtları" bölümü vardır. Arşivdeki ve iptal edilmiş belgeler burada listelenir; dosyaları açılabilir. Arşivdeki belge değiştirilemez. Bu bölüm, bir denetimde "geçen yılın muayenesi ne zamandı?" sorusunun cevabıdır.
Neden hiçbir şey silinmez?
Belgeler denetim ve uyuşmazlık durumlarında kanıttır. Bir sefer sırasında aracın hangi sigortayla yolda olduğu sonradan sorulabilir. Navlun Pro bu yüzden belge ve dosyayı hiçbir ekrandan silmez. Bu, panelin genel ilkesidir; ayrıntısı silmek yerine iptal ve Geri al yazısındadır.
Uyarılar ne zaman kalkar?
Belge yenilenince, düzeltilince ya da iptalle eski belge geri gelince uyarı kendiliğinden kalkar. Örneğin süresi geçmiş sigortayı yeni poliçeyle yenilediğinizde araç kartındaki kırmızı bant hemen kaybolur. Bitiş günü dahil belge geçerlidir; ertesi gün "Süresi geçti" olur.
Kim yapar?
Belge girer, yeniler, düzeltir, iptal eder ve dosyayı açar: Yönetici, Operasyon müdürü ve Dispeçer. Muhasebe listeleri salt okur ve dosyayı açamaz.
Sık sorulan sorular
Yanlış araca girdiğim belgeyi doğru araca taşıyabilir miyim?
Hayır, sahip değişmez. Yanlış kaydı İptal edip doğru araca yeni belge girersiniz.
Arşivdeki eski belgenin dosyasını açabilir miyim?
Evet. Belge detayındaki "Bu sahip ve türün diğer kayıtları" bölümünden arşivdeki belgelerin dosyaları açılır.
Yeniledikten sonra yanlış yaptığımı fark ettim, ne yapmalıyım?
Hemen sonra bantta çıkan "Geri al" düğmesine basın. Yeni belge iptal edilir ve eski belge yeniden geçerli olur.