Sabah özeti e-postası: belge ve bakım hatırlatması
Navlun Pro'nun sabah özeti e-postası kime, ne zaman gider, içinde ne vardır? Belge vadesi ve bakım hatırlatmasını her sabah gelen kutunuzda görün.
SCP Lojistik · · 3 dk okuma
Kısaca
- Sabah özeti, yalnız Yönetici ve Operasyon müdürüne her sabah 07.30'da, günde en çok bir kez giden e-postadır.
- Özette iki bölüm vardır: bugün uyarı gününe gelen belgeler ve süresi dün dolan belgeler.
- O gün söylenecek bir şey yoksa e-posta gitmez; özet yalnız uyarı gününe denk gelen günlerde gelir.
- Bakım modülü açıksa e-postada gecikmiş ve yaklaşan bakımlar da yer alır; sürücüler yalnız koduyla yazılır.
Belge takibi listesi her zaman panelde açıktır; ama yoğun bir günde kimse listeyi açmayı hatırlamaz. Sabah özeti e-postası bu boşluğu kapatır: süresi yaklaşan belgeler ve gecikmiş bakımlar her sabah gelen kutunuza düşer.
Kim alır?
Sabah özetini yalnız Yönetici ve Operasyon müdürü alır. E-posta, kullanıcının giriş e-postasına gider. Dispeçer ve Muhasebe bu e-postayı almaz; Dispeçer'de sabah özeti seçimi görünmez.
Her kullanıcı kendisi karar verir. Belgeler sayfasının sağ üstündeki "Sabah özeti" seçimi Açık (varsayılan) ya da Kapalı olur. Seçim hemen kaydedilir.
Ne zaman gelir?
- Her sabah 07.30'da gönderilir.
- Günde en çok bir kez gider.
- O gün söylenecek bir şey yoksa gitmez.
Bu son madde önemlidir: özet her gün gelmez. Yalnız bir belgenin uyarı gününe denk gelen ya da süresi dolan günlerde gelir. Böylece e-posta gürültüye dönüşmez; geldiğinde mutlaka bakılacak bir şey vardır.
İçinde ne var?
E-postanın konusu "Belge vade özeti · tarih · N belge" biçimindedir. İki bölüm vardır:
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Bugün uyarı gününe gelenler | Kalan gün sayısı türün uyarı günlerinden birine tam eşit olan belgeler ve bugün biten belgeler |
| Süresi dün doldu | Bitiş günü dün olan belgeler |
Uyarı günleri belge türünden gelir. Örneğin araç muayenesinin varsayılan uyarı günleri 45, 30 ve 7'dir. Muayenesine 45 gün kalan araç o sabah özete girer; 44 gün kaldığında girmez, 30 gün kaldığında yeniden girer. Bu yüzden aynı belge birkaç kez hatırlatılır ama her gün değil.
Bakım bölümü
Bakım modülü açıksa e-postada "Bakım" bölümü de vardır: bakımı gecikmiş ve yaklaşan planlar. Bakım bölümü doluysa konu "Sabah özeti · tarih · N belge · M bakım" olur ve o gün belge satırı olmasa da e-posta gelir. Bakım planlarının nasıl kurulduğu bakım planı yazısındadır.
Kişisel veri e-postaya yazılmaz
Sürücüler e-postada yalnız koduyla yazılır (SR-0007 gibi). Ad, kimlik numarası ve telefon e-postada yoktur. E-posta kutuları çoğu zaman başka sistemlerle eşitlenir; kişisel verinin oraya düşmemesi bu yüzden önemlidir.
Uyarı günlerini ayarlamak
Özetin ne zaman geleceğini belge türlerinin uyarı günleri belirler. Bir belgeyi daha erken görmek isterseniz o türün ilk uyarı gününü artırırsınız; daha az e-posta isterseniz gün sayısını azaltırsınız. Mevzuat türlerinde de uyarı günleri değişir. Ayrıntısı hazır belge türleri yazısındadır.
Sabah özeti ile belge takibi listesi nasıl birlikte kullanılır?
- Sabah e-postayı okuyun; bugün uyarı gününe gelen belgeleri not edin.
- Panelde Belge takibi listesini "Dikkat" seçimiyle açın.
- Yenilenen belgeleri girin; uyarı kendiliğinden kalkar.
- Haftada bir "Girilmemiş" seçimiyle eksik belgeleri tamamlayın.
Haftalık bir rutin için filo yöneticisinin haftalık kontrol listesi yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Sabah özeti neden bazı günler gelmiyor?
O gün uyarı gününe gelen ya da süresi dolan belge, gecikmiş ya da yaklaşan bakım yoksa e-posta gönderilmez. Bu bilinçli bir tasarımdır.
Dispeçer de özet alabilir mi?
Hayır. Sabah özetini yalnız Yönetici ve Operasyon müdürü alır. Dispeçer belge takibi listesini panelde görür.
Özeti kapatırsam belgeler izlenmez mi?
İzlenir. Kapatma yalnız e-postayı durdurur; belge takibi listesi ve kartlardaki uyarılar aynen çalışır.